Eine Besprechung auf dem Mac aufnehmen und Notizen erstellen

Überlege, was du nach der Besprechung nachschlagen musst

Eine brauchbare Notiz hält die Entscheidung, ihre Bedingungen und den vereinbarten nächsten Schritt fest. Während des Gesprächs kannst du Fragen aufschreiben oder eine Stelle für die spätere Prüfung vormerken. Mit der Aufnahme kannst du die Worte nachhören, ohne das gesamte Gespräch aus dem Gedächtnis wiederherzustellen.

Stimme die Aufnahme vorher mit den Beteiligten ab und prüfe die Bedingungen der Sitzung. Eine Idee ist noch keine bestätigte Vereinbarung, nur weil sie in einem Entwurf steht. Für eine geordnete Dokumentation von Entscheidungen und Aufgaben kannst du die Protokollvorlage verwenden.

Installiere Whynote und prüfe beide Tonquellen

Die aktuelle Mac-Version setzt einen Mac mit Apple Chip und macOS 14 oder neuer voraus. Installiere Whynote im Ordner „Programme“ und öffne „Einstellungen → Berechtigungen“. Prüfe das Mikrofon sowie „Systemaudio“ oder „Bildschirm & Systemaudio“, je nach macOS-Version.

Wähle in den Audioeinstellungen das Mikrofon, das du tatsächlich verwenden wirst. Spiele einen Gesprächsabschnitt oder einen verfügbaren Testton ab und sprich selbst einige Wörter. Höre eine kurze Aufnahme an, um beide Quellen vor der vollständigen Besprechung zu prüfen.

Nimm das Gespräch auf und ergänze beim Zuhören deine Notizen

Öffne die Besprechungsaufnahme in Whynote und prüfe, ob der Gesprächston auf dem Mac abgespielt wird. Dein Mikrofon erfasst deine Stimme, während die Systemaudio-Aufnahme die andere Seite aufnimmt. Bei einer reinen Mikrofonaufnahme können die entfernten Gesprächsbeiträge fehlen.

Notiere während der Sitzung Entscheidungen, Fragen oder eine Zusage, die noch genauer vereinbart werden muss. Beende nach dem Gespräch die Aufnahme und transkribiere sie mit dem gewählten Anbieter. Warte auf den Text, bevor du die Vereinbarungen prüfst. Die Anleitung für Zoom-Aufnahmen erklärt die Vorbereitung einer Besprechung auf dieser Plattform.

Wähle lokale Erkennung oder Cloud-Verarbeitung

Bereite für die Erkennung ohne Internet das Modell „Lokales Modell (FluidAudio)“ vor, solange du eine Verbindung hast. Wähle dann „Lokal (auf dem Gerät)“ als Anbieter für Notizen. Schalte die „LLM-Textverbesserung“ aus, wenn du diese Online-Überarbeitung ebenfalls nicht möchtest; der Diktieranbieter wird getrennt eingestellt.

Die Anleitung zur Offline-Transkription erklärt die Vorbereitung der Modelle. Durch die lokale Erkennung werden Zusammenfassungen, Chat und Kontosynchronisierung nicht ebenfalls lokal. Die Anleitung zu Verarbeitung und Datenschutz erläutert die einzelnen Vorgänge.

Prüfe Entscheidungen und halte die nächsten Schritte fest

Lies nach der Aufnahme das Transkript und höre Namen, Zahlen oder unklare Bedingungen erneut an. Bei mehreren Personen können Sprecherkennzeichnungen helfen, die Wortbeiträge zu finden. Prüfe die Zuordnung, bevor du festhältst, wer eine Aufgabe übernommen hat.

Unter „Zusammenfassung“ kannst du mit dem entsprechenden Pro-Zugang einen Entwurf generieren. Vergleiche danach Entscheidungen, Zuständigkeiten und Termine mit dem ursprünglichen Gespräch. Die Anleitung für Besprechungszusammenfassungen erklärt die Prüfung vor dem Teilen.

1. Halte fest, welche Entscheidungen bestätigt wurden und welche noch offen sind.
2. Beschreibe jede Aufgabe mit einem konkreten Ergebnis und einer bestätigten zuständigen Person.
3. Übernimm vereinbarte Termine und kennzeichne die noch fehlenden.
4. Trenne im Folgebericht feste Zusagen von offenen Fragen.

Finde bei fehlendem Ton oder Text den betroffenen Schritt

Eine Transkription kann keine Stimme wiederherstellen, die nie aufgenommen wurde. Wenn nur eine Quelle zu hören ist, prüfe ihr Gerät und die Berechtigung mit der Anleitung für Aufnahmen ohne Ton. Bewahre die Originaldatei auf, während du die noch brauchbaren Abschnitte prüfst.

Ist das Audio vorhanden, aber die Erkennung schlägt fehl, prüfe bei Cloud-Verarbeitung die Verbindung und das Anbieterkonto. Bei lokaler Erkennung kontrolliere Modell und Sprache. Nutze anschließend die Wiederholungs- oder Wiederherstellungsoptionen deiner App-Version. Gleichzeitig sprechende Personen und entfernte Stimmen erfordern auch bei einem fertigen Transkript eine manuelle Prüfung.

Prüfe das Kontingent und die Funktionen deines Tarifs

Du kannst Whynote herunterladen und mit Free beginnen. Das in deinem Konto angezeigte Transkriptionskontingent gilt auch bei lokaler Erkennung. Unter „Einstellungen → Abonnement“ findest du Angaben zum Limit, seiner Erneuerung und den verfügbaren Optionen für ältere Notizen.

Pro ergänzt KI-Funktionen wie Zusammenfassungen und Chat zu den in der App gezeigten Bedingungen. Vor dem Abonnieren zeigt die Kaufansicht den regionalen Preis, den Zeitraum und die Verlängerungsbedingungen. Beginne mit einer typischen Besprechung und prüfe, welche Werkzeuge du dafür brauchst.

Arbeite auf dem iPhone mit einer vorhandenen Aufnahme weiter

In Whynote auf dem iPhone kannst du eine Sprachnotiz speichern oder eine vorhandene Datei über „Audio oder Video importieren“ öffnen. So kannst du eine gespeicherte Aufnahme bearbeiten oder nach dem Gespräch eine eigene Zusammenfassung festhalten. Die App erfasst nicht das Systemaudio anderer Besprechungs-Apps auf dem iPhone.

Für die Weitergabe der Vereinbarungen kannst du die Vorlage für eine E-Mail nach der Besprechung anpassen. Behalte Notiz und Audio, solange du damit Entscheidungen klären musst. Teile nur die Angaben, die deine Empfänger benötigen.

Weitere passende Anleitungen

Du kannst die Tonaufnahme vor dem Gespräch vorbereiten oder nach der Besprechung mit einer vorhandenen Aufnahme arbeiten. Die Anleitungen zu Zusammenfassung und Protokoll erklären das Prüfen von Vereinbarungen und die Nachbereitung.