E-Mail-Vorlage bearbeiten oder herunterladen
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern durch die Ergebnisse deines Meetings und kopiere die fertige Nachricht in dein E-Mail-Programm. Die Word- und TXT-Dateien enthalten die leere Vorlage zum separaten Ausfüllen.
Überlege, was die Empfänger als Nächstes tun sollen
Soll jemand einen Entwurf prüfen, Rückmeldung geben, eine Variante freigeben oder eine Frage klären? Richte die Nachricht danach aus und wähle einen konkreten Betreff, etwa „Website-Abstimmung: Textvarianten und nächste Schritte“. Nenne zuerst das Ergebnis und ergänze anschließend den nötigen Hintergrund.
Für eine vollständige Dokumentation eignet sich ein separates Besprechungsprotokoll. Die E-Mail kann sich auf die Vereinbarungen und Aufgaben beschränken, die für ihre Empfänger wichtig sind.
Beispiel: E-Mail nach einem Kundengespräch
In diesem fiktiven Beispiel sollen zwei Einleitungen für eine Website verglichen werden. Der Veröffentlichungstermin ist noch offen. Die Nachricht trennt die vereinbarten Aufgaben von der ausstehenden Freigabe.
Betreff: Website-Abstimmung | Textvarianten und nächste Schritte
Hallo Alex,
vielen Dank für das heutige Gespräch. Wir vergleichen zwei Varianten der Einleitung, bevor wir uns für den endgültigen Text entscheiden. Der Veröffentlichungstermin bleibt vorerst offen.
Ich schicke dir beide Varianten bis zum 12. November. Du sammelst die Rückmeldungen des Teams bis zum 14. November, damit wir die Richtung festlegen können.
Bitte kläre noch, wer den endgültigen Text freigibt. Danach können wir den Veröffentlichungstermin besprechen.
Falls ich etwas übersehen oder falsch verstanden habe, gib mir bitte Bescheid.
Viele Grüße
Lena
Die Aufgaben haben jeweils eine zuständige Person und einen Termin; die offene Freigabe bleibt als Frage erkennbar. Übernimm nur die Angaben, die in deinem Gespräch tatsächlich bestätigt wurden. Ein vorgeschlagener Termin ist noch keine Zusage.
Nutze die Aufnahme in Whynote für den Entwurf
Whynote auf dem Mac kann dein Mikrofon und den Ton der Besprechung aufnehmen. Du kannst auch eine vorhandene Audiodatei importieren. Stimme die Aufnahme mit den Beteiligten ab und prüfe vorher, ob beide Seiten hörbar sind. Auf dem iPhone eignet sich eine gespeicherte Audiodatei oder eine eigene Sprachnotiz für die Nachbereitung.
Suche im Transkript die Stellen, an denen eine Entscheidung, eine Aufgabe oder ein Termin bestätigt wurde. Mit entsprechendem Pro-Zugang kannst du eine Zusammenfassung als Entwurf verwenden und die Angaben anschließend prüfen. Die Zusammenfassung benötigt eine Internetverbindung, auch wenn die Spracherkennung lokal lief.
Die Anleitung zur Besprechungszusammenfassung beschreibt den Ablauf. Übertrage die geprüften Vereinbarungen in diese Vorlage, passe die Anrede an und versende die Nachricht über dein gewohntes E-Mail-Programm.
Passe die Nachricht an Kunden oder dein Team an
Für Kunden sind der vereinbarte Umfang, benötigte Freigaben und das nächste Arbeitsergebnis entscheidend. Interne Abwägungen und unbestätigte Schätzungen bleiben in den Arbeitsnotizen. Kennzeichne einen offenen Termin ausdrücklich, damit daraus keine vermeintliche Zusage wird.
Für dein Team sollte eine Aufgabe mit einem klaren Ergebnis, einer zuständigen Person und einem vereinbarten Termin beschrieben sein. Bei vielen Aufgaben hilft eine separate Maßnahmenliste. In der E-Mail bleiben dann die Punkte, die jetzt eine Antwort oder Handlung brauchen.
Prüfe die Vereinbarungen vor dem Versand
Lies die Nachricht aus Sicht der Empfänger: Ist klar, was du von ihnen brauchst und was du selbst übernimmst? Vergleiche Namen, Zahlen und Termine mit dem Gespräch. Ein noch diskutierter Vorschlag muss von einer getroffenen Entscheidung zu unterscheiden sein.
Entferne unpassende Abschnitte und ersetze alle Platzhalter. Wenn eine Angabe fehlt, formuliere eine offene Frage an die zuständige Person. Bewahre Aufnahme und geprüfte Notiz in Whynote auf, damit du bei einer Antwort auf den Zusammenhang zurückgreifen kannst.
Weitere passende Anleitungen
Du kannst die Tonaufnahme vor dem Gespräch vorbereiten oder nach der Besprechung mit einer vorhandenen Aufnahme arbeiten. Die Anleitungen zu Zusammenfassung und Protokoll erklären das Prüfen von Vereinbarungen und die Nachbereitung.
So erstellst du eine Zusammenfassung aus einer Besprechungsaufnahme
Nutze Aufnahme und Transkript in Whynote für eine Besprechungszusammenfassung. Prüfe Entscheidungen, Aufgaben und Termine vor dem Teilen.
Vorlage für ein Besprechungsprotokoll mit Aufgaben
Erstelle ein Besprechungsprotokoll mit Entscheidungen und Aufgaben und speichere es als Word oder TXT. Du kannst auch die leere Vorlage herunterladen.
So nimmst du den Ton eines Zoom-Meetings auf dem Mac auf
Richte Whynote für Mikrofon- und Zoom-Ton auf dem Mac ein. Prüfe beide Stimmen vor dem Meeting und arbeite anschließend mit dem Transkript.
Nutze Whynote für deine nächste Aufnahme
Lade Whynote für den Mac herunter und probiere den Ablauf mit einer kurzen Aufnahme aus. Auf dem iPhone kannst du eine Sprachnotiz aufnehmen oder eine gespeicherte Audiodatei importieren.