Скопируйте шаблон задач
Скопируйте шаблон или скачайте редактируемый документ Word. Для каждой новой задачи повторите блок, а несогласованные поля оставьте помеченными до уточнения.
Текст можно выделить в поле и скопировать вручную. После заполнения перенесите его в документ или сообщение, с которым работает команда.
Получите черновик задач из записи
Запишите встречу в Whynote на Mac или откройте доступный аудиофайл и получите расшифровку. В Mac-версии откройте вкладку Сводка, выберите стиль Поручения и подготовьте черновик. Для генерации нужны интернет и соответствующий доступ Pro, а условия отображаются в приложении.
На iPhone можно записать голосовую заметку или импортировать готовое аудио и работать с его текстом. Проверенные действия перенесите в шаблон вручную, не предполагая, что у каждого пункта уже есть ответственный и срок. Подготовка исходного текста разобрана в руководстве по итогам встречи.
Заполняйте поля только по договорённости
Начинайте задачу с действия и добавляйте результат, по которому будет видно, что она завершена. Вместо «обсудить презентацию» полезнее записать «подготовить два варианта первого слайда для выбора». Такое уточнение нужно согласовать с участником, если его не было в разговоре.
Ответственный должен быть назван или подтверждён, а срок должен отражать договорённость. Фраза «постараюсь посмотреть к пятнице» ещё не означает, что готовый результат обещан на пятницу. При сомнении оставьте поле открытым и задайте вопрос до отправки списка.
Пример заполненного списка
Ниже условный пример, который показывает разницу между согласованной задачей и открытым вопросом. Он не получен из настоящей встречи и не описывает клиента Whynote.
| Действие | Ответственный | Срок | Готово, когда |
|---|---|---|---|
| Подготовить два варианта письма | Ирина | 6 ноября | Оба текста доступны команде для выбора |
| Проверить, какие иллюстрации можно использовать | Денис | После получения файлов | У каждого файла указан доступный способ использования |
| Уточнить стоимость рассылки | Нужно определить | Не назначен | Есть расчёт для согласованного числа получателей |
Последний пункт пока нельзя считать поручением конкретному человеку. Сначала назначьте того, кто уточнит вопрос, и согласуйте, когда вернуться с ответом. Затем обновите таблицу и сообщите команде об изменении.
Передайте задачи команде и назначьте проверку
Сверьте каждую строку с записью или подтверждением участника и уберите повторяющиеся пункты. В сообщении после встречи отделите согласованные действия от вопросов, которые ещё нужно решить. Для такого письма есть пример сообщения по итогам.
Если вместе с задачами нужны контекст и принятые решения, используйте полный шаблон протокола встречи. Для работы после созвона обычно удобнее оставить короткий список действий и дату следующей проверки. Whynote поможет вернуться к исходной записи, когда потребуется уточнить смысл договорённости.
Сохраните следующую встречу в Whynote
Установите Whynote для Mac, чтобы работать с записью разговора и проверять договорённости. На iPhone можно сохранить голосовую заметку или импортировать файл встречи.