Kopiere die Vorlage für deine Aufgabenliste
Kopiere den Text oder lade das bearbeitbare Word-Dokument herunter. Wiederhole den Aufgabenblock für jede Zusage und kennzeichne die Angaben, die noch bestätigt werden müssen.
Erstelle einen Entwurf anhand der Aufnahme
Nimm die Besprechung mit Whynote auf dem Mac auf oder importiere eine vorhandene Audiodatei und transkribiere sie. Unter „Zusammenfassung“ kann der Stil „Aufgaben“ beim ersten Entwurf helfen. Die Generierung braucht eine Internetverbindung und den entsprechenden Pro-Zugang zu den Bedingungen deines Kontos.
Auf dem iPhone kannst du eine Sprachnotiz aufnehmen oder gespeichertes Audio importieren, um mit dem Text zu arbeiten. Übernimm nur geprüfte Aufgaben in die Vorlage. Die Anleitung für Besprechungszusammenfassungen erklärt den Abgleich mit dem Gespräch.
Trage ein, was tatsächlich vereinbart wurde
Beginne jede Aufgabe mit einem Verb und einem überprüfbaren Ergebnis. Statt „über die Präsentation sprechen“ könnte eine Aufgabe „zwei Varianten für die erste Folie vorbereiten“ heißen. Falls diese Konkretisierung nicht vereinbart wurde, bestätige sie mit der zuständigen Person, bevor du sie als Zusage aufschreibst.
Ergänze eine zuständige Person und einen Termin, sobald beides bestätigt ist. „Ich versuche, es vor Freitag anzusehen“ verspricht noch keine fertige Lieferung an diesem Tag. Kennzeichne fehlende Angaben als offen und formuliere daraus Fragen für die nächste Abstimmung.
Beispiel: Aufgaben aus einer Besprechung zum Website-Start
In diesem beispielhaften Gespräch bereitet Jordan die Website-Texte bis Mittwoch vor. Maya bringt die ersten Entwürfe zur Besprechung am Donnerstag mit. Die Liste hält diese Zusagen fest und trennt sie von offenen Punkten. Ersetze die Namen und Termine durch die Vereinbarungen deiner eigenen Besprechung.
Die endgültigen Screenshots und der Umsetzungstermin sind in diesem Beispiel noch offen. Behalte sie im Fragenbereich, bis jemand den nächsten Schritt bestätigt. Ein ausgefülltes Feld allein belegt noch nicht, dass die Person die Aufgabe übernommen hat.
| Aufgabe | Zuständig | Termin | Erledigt, wenn |
|---|---|---|---|
| Website-Texte vorbereiten | Jordan | Mittwoch | Die Texte können gemeinsam geprüft werden. |
| Erste Entwürfe mitbringen | Maya | Besprechung am Donnerstag | Das Team kann die Varianten vergleichen. |
Weitere passende Anleitungen
Du kannst die Tonaufnahme vor dem Gespräch vorbereiten oder nach der Besprechung mit einer vorhandenen Aufnahme arbeiten. Die Anleitungen zu Zusammenfassung und Protokoll erklären das Prüfen von Vereinbarungen und die Nachbereitung.
Vorlage für ein Besprechungsprotokoll mit Aufgaben
Erstelle ein Besprechungsprotokoll mit Entscheidungen und Aufgaben und speichere es als Word oder TXT. Du kannst auch die leere Vorlage herunterladen.
E-Mail nach dem Meeting: Vorlage und Beispiel
Schreibe eine Follow-up-E-Mail nach dem Meeting: Vorlage bearbeiten, Text kopieren oder Word herunterladen. Mit Beispiel für Beschlüsse, Aufgaben und Termine.
So erstellst du eine Zusammenfassung aus einer Besprechungsaufnahme
Nutze Aufnahme und Transkript in Whynote für eine Besprechungszusammenfassung. Prüfe Entscheidungen, Aufgaben und Termine vor dem Teilen.
Bereite die nächste Aufgabenliste anhand deiner Aufnahme vor
Lade Whynote für den Mac herunter und prüfe Zuständigkeiten und Termine am Gespräch. Mit der iPhone-App kannst du eine eigene Notiz aufnehmen oder eine vorhandene Datei importieren.